Войти Регистрация
Хрюн Моржов и Степан Капуста

Места для хранения архива
11-05-2016, 15:14 - Общество, Статьи
Места для хранения архива

Если с созданием архива у вас все сложилось более-менее неплохо, вы ответственно подошли к сортировке и типизированию бумаг и можете хорошо ориентироваться в них, то следующей стадией будет определение, где и каким образом эти бумаги нужно будет хранить.
Существует два основных способа: хранение прямо в офисе и внеофисное хранение документов.

Размещение в офисе

Это простой и доступный по цене вариант. Но он подходит только для относительно небольших компаний, которые не располагают большим количеством бумаг. В этом случае лучше всего будет выделить под архивохранилище отдельное помещение, теплое (но не жаркое) и сухое. Желательно оборудовать его пожарной сигнализацией или просто размещать бумаги в несгораемых шкафах.
Удобно, если в этих шкафах или стеллажах будет достаточное количество полок, на которых вы разместите короба с папками (а уже в них будут лежать документы). Обязательно ведите каталог, чтобы понимать, что и где находится. Причем, каталогом нужно заниматься не только в начале, но и во время пополнения каталога.

Внеофисное хранение

Если бумаг много, а места для их хранения нет, то логично будет использовать для этого специально оборудованные профессиональные архивохранилища. Эти помещения обычно размещаются на сторонней территории. В идеале они должны находиться в специально построенных для таких целей помещениях. Но если старое здание полностью и качественно переоборудовано, то такой вариант вы тоже можете рассмотреть.
Чем же отличаются такие хранилища? Во-первых, все бумаги, которые хранятся в них, автоматически находят под защитой от пожара и различных негативных воздействий, так как в таких помещениях устанавливается специальное оборудование, поддерживающее нужный температурно-влажностный режим.
Во-вторых, в зданиях установлена пожарная и охранная сигнализация, что автоматически защищает бумаги от огня и доступа посторонних лиц.
Очень важную роль играет и мебель для хранилищ. В идеале она должна быть металлической, во-первых, она более стойка к воздействию огня и высоких температур, а во-вторых в ней не могут завестись жучки и другие микроорганизмы, разрушающие бумагу.

Сдача документов в государственных архивы

Бывает так, что компанию приходится закрывать и ликвидировать. Но что же делать с бумагами? Неужели просто выкинуть? На самом деле, ответ на этот вопрос заложен в законодательстве Российской Федерации. К примеру, часть бумаг подлежит обязательной передаче в государственные архивы и другие подобные органы. Речь идет, прежде всего, о документах, касающихся личного состава организаций.
Но «сдать в архив» вовсе не означает просто собрать все в стопку и принести. Стадии, когда вы, наконец, дойдете до государственного органа, предшествует подготовка документов к архивному хранению: отбор, разработка сопроводительной документации и другие процедуры, обязательные с точки зрения закона.


ПОСЛЕДНИЕ НОВОСТИ
Чистка кожи лица
14-01-2019, 19:22
Привлекательный внешний вид для женщины, это не только грамотно
Заказ удобного минивэна
13-01-2019, 20:06
У жителей огромных городов есть крайняя необходимость в свободном
УК
10-01-2019, 08:10
УК "Южные ворота"
Кольпоскопия шейки матки
8-01-2019, 17:03
Отличительные особенности женской физиологии часто становятся
Фотобудка
27-12-2018, 08:25
В организации каждого мероприятия имеется огромное количество
3-комнатные квартиры в Харькове: плюсы и минусы
25-12-2018, 16:11
Психологами давно доказано, что условия жизни оказывают
Косметологическая кушетка - выбор истинных профессионалов
19-12-2018, 11:09
Сегодня абсолютно все хотят выглядеть ухоженно и красиво, вне
Приметы перед ЭКО
19-12-2018, 08:25
Стать матерью является лучшим даром и счастьем в мире. Практически
В чем отличия фотоэпиляции и лазерной эпиляции?
19-12-2018, 08:09
Фотоэпиляция – это методика удаления волос, в основе которой лежит
Грамотный выбор парикмахерской мойки - что же в этом деле важно
19-12-2018, 07:16
Мойка парикмахерская это такое же самое незаменимое оборудование в
Оставить свой комментарий:
Имя:*
E-Mail:
Комментарий:*
Полужирный Наклонный текст Подчеркнутый текст Зачеркнутый текст | Выравнивание по левому краю По центру Выравнивание по правому краю | Вставка смайликов Выбор цвета | Скрытый текст Вставка цитаты Преобразовать выбранный текст из транслитерации в кириллицу Вставка спойлера
Введите текст на изображении:*

Вверх страницы